【テクニカルサービス事例集】Excelファイル共同編集のススメ
『Excelファイル共同編集のススメ』
先日、ある法人様よりデータ入力を複数人で同時にしたいとのご要望があり、その際にご提案した内容をお話しします。
その法人様は、定期的にクライアントの荷物を収集する業務を行っておりまして、そのスケジュール等を数人で管理しております。
スケジュール表はMicrosoft社のクラウドサービスOneDrive上に保管されており、そのデータを各々のパソコンで編集されておりました。
しかし、どうしても作業がバッティングしてしまった際などに、読み取り専用になってしまう等の不都合が発生しておりました。
そこで、一つのExcelファイルを同時に編集できる「共同編集」機能をご提案いたしました。
この共同編集機能を使用すると、次のようなことが可能となります。
・AさんBさんが同じExcelファイルを同時に開く
・BさんがExcelファイルにデータを入力する
・Aさんが見ている（編集）しているExcelファイルに自動的に反映される。
これで、編集内容の不整合等も発生せず、再度入力やり直し等といったことからも解放されます。
その手順を以下でご説明します。
【Microsoft アカウントを準備】
最近ではウィンドウズ搭載パソコンの初期設定を行う際に、マイクロソフトアカウントを取得するように指示されますので、多くの方がお持ちかと思いますが、
もしお持ちでない方は、https://account.microsoft.com/にアクセスして新規で作成することが出来ます。
【共同編集するExcelファイルをOneDriveへ保存】
Webブラウザーで以下のリンクよりOneDriveを開き、Excelファイルをアップロードします。
上にある「アップロード」 → 「ファイル」
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共有したいファイルをクリック → 「開く」
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OneDrive上にアップロードされたファイルが一覧に追加されているので、クリックして開きます
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他のユーザーと共有するために、右上にある「共有」をクリック
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その中の「共有」クリック
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【メールで招待して共有する場合】上部の空欄に相手のメールアドレスを入力して、必要に応じてメッセージを添えてから「送信」で招待メールが相手に届きます。
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共有先の方へ以下のようなメールが届くので、「開く」をクリックするとExcelファイルがExcel Online上で開いて同時編集可能となります。
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この共同作業はExcelファイルだけでなく、WordやPower Pointデータも、OneDriveでの共有をすれば、同じように同時編集ができます。
【ファイルのリンクをSNS等に貼り付けて共有する場合】下部の「コピー」をクリック
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もう一度「コピー」クリックで、リンクがコピーされます
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あとはLINEやSkypeや通常のメール文章内などへ貼り付けてメッセージを送るだけでOKです。
届いた相手はアドレスリンクをクリックするだけで、Excel Online上で開いて同時編集可能となります。
チームで分担してデータを創り上げる場合や、意見や進捗状況をみんなで書き込む場合などに便利です。
みなさんもぜひ試してみてください！
アプライド各店ではどんな小さなご相談・ご依頼も喜んで承っております！
よくわからない、不明な点があるという方は、お気軽にお近くのアプライド各店にお問い合わせください！
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