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【テクニカルサービス事例集】職場でのデータ共有方法について

『職場でのデータ共有方法について』

 

今回は、訪問サポート先でも問い合わせが多くて関心度が高い、「職場でのデータ共有方法」についてご紹介します。

方法は何種類かありますが、代表的なものをメリットやデメリットを含めていくつかご紹介しようと思います。

 

【PCに共有フォルダを作って共有】

よくあるのは、特定の1台のパソコンに「共有」という名前のフォルダを作って、事務所の他のパソコンはすべてそのフォルダにアクセスしてデータを保存していく使い方です。

(メリット)

  • 追加のコストがかからない

(デメリット)

  • 共有フォルダがあるパソコンの電源が入っていないとアクセスできない
  • 共有フォルダがあるパソコンが故障するとアクセスできない上、データが消失する危険性が高い
  • 共有フォルダがあるパソコンのネットワーク設定がアップデートなどでリセットされると一時的にアクセスできなくなり、ネットワーク設定の調整が必要になる

 使用上の注意点が多いのと、安全性の部分では別で対策が必要になりますね。

 

 

【オンラインストレージでの共有】

「Dropbox」

「OneDrive」

「GoogleDrive」

などが代表的で、おそらく皆さんも聞いたことがあると思います。

パソコン内の特定フォルダのデータを、オンラインサーバーの自分のスペースへ自動で同期して保管してくれるので、バックアップや共有の目的で幅広く使われています。

 

(メリット)

  • PC・スマホ・タブレットなど、様々な端末に対応していてとても使いやすい
  • データがオンラインに同期保存されているのでバックアップが不要

(デメリット)

  • 無料で使用するには端末台数や容量に制限がある

     Dropbox=(端末3台まで 容量2GBまで)

     OneDrive=(5GBまで)

     GoogleDrive=(15GBまで)

    容量の多い有料プランを職場で使うには、人数によって変わるが月額数千円ほどかかる

  • データのセキュリティ面では注意が必要

     (顧客情報を扱う場合は、データ流出の可能性を考えてオンラインストレージの利用を避けることが多い)

 容量が少ない場合や、外部に漏れても影響の無いもの限定で使っているケースは多いですね。

 

 

【法人向けNASでの共有】

ネットワークで複数のパソコンと共有ができるハードディスクです。

アクセスも速くてとても使い勝手がいいです。主に職場で使用する法人様向けのNASは、耐久性の高いハードディスクが複数搭載されていて、データが消失しないような安全対策が施されているものが多いです。

 

(メリット)

  • 大容量でデータへのアクセスが速い
  • 他のパソコンの電源に左右されずいつでもアクセスできる
  • 24時間稼働を想定した耐久性の高いハードディスクを使用している
  • RAIDと呼ばれる機能で、ハードディスクに損傷が起きてもスペアのハードディスクで稼働可能です
  • 多機能なNASの中には、以下のような付加価値のある機能が搭載されているものもあります

    「スナップショット機能」➡誤って消してしまった!感染でデータがすべて暗号化された!そんな時も以前の日にちの状態へデータを復元

    「外部アクセス機能」 ➡外出先からNAS内のデータにアクセスできるので仕事の効率アップ

    「VPN接続機能」   ➡よりセキュアで高速な外部アクセスが可能です

    「PCバックアップ機能」➡各パソコンのデータをNAS内の共有フォルダへ自動バックアップ

    「ウイルス対策機能」 ➡NAS内にアプリをインストールすることでデータをスケジュールチェック

    「異常時メール通知機能」➡NASに問題が発生したらメールで知らせてくれます

    「スケジュールデータ退避機能」➡USBハードディスクを繋げることで、毎日指定時間にデータを退避

(デメリット)

  • 安全性が高く多機能なので、法人向けNASは一般向けよりも高額

    (性能や容量によって変わるが10~50万程が多い)

  • NAS自体のメンテナンスが難しいので、安全性確保のためには保守サポートがおススメ

 NASは、データを自動でバックアップする機能が多く、共有データの一元化もしやすいため、仕事の効率アップには最適と言えますね。

 

 

以上、今回は3種類の職場でのデータ共有方法のご紹介をいたしました。

アプライドでは法人様向けの製品や保守サービスを多く取り扱っておりますので、NASをご検討の際にはぜひお近くのアプライド店舗までご相談ください!

https://shop.applied-net.co.jp/nas

 

アプライド各店ではどんな小さなご相談・ご依頼も喜んで承っております!

よくわからない、不明な点があるという方は、お気軽にお近くのアプライド各店にお問い合わせください!

スタッフ一同お客様のご来店、ご相談を心よりお待ちしております!

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